Невалиден идентификатор на VPOS в XML файла VAT номерът на Stripe

При проверка на XML одиторски файлове във валидатора на NAP Ready все по-често откриваме един и същ сериозен проблем:

Тази грешка не е обикновен технически пропуск във формата на XML файла. В повечето случаи тя показва, че при регистрацията на електронния магазин в НАП е подадена неправилна информация за използвания виртуален POS терминал.

Вместо индивидуалния идентификатор, свързан с конкретния търговец, като номер на виртуален POS е въведен VAT номерът на Stripe.

Това е неправилно.

VAT номерът идентифицира дружеството Stripe за целите на данъчното му облагане. Той не идентифицира виртуалния POS терминал на конкретния онлайн магазин и не е уникален за отделния търговец.

Какво представлява идентификаторът на VPOS

При използване на неприсъствени плащания с кредитни или дебитни карти онлайн търговецът трябва да подаде в НАП информация за начина на плащане и за използвания доставчик на платежни услуги.

Според информацията на НАП лицата, които приемат неприсъствени картови плащания, подават данни за доставчика на платежни услуги, виртуалния POS, платежните сметки и други обстоятелства, посочени в Приложение №33 към Наредба Н-18.

Идентификаторът на VPOS трябва да позволява на конкретното платежно решение да бъде свързано с конкретния търговец.

Той не трябва да представлява:

• VAT номера на Stripe;
• общ фирмен идентификатор на Stripe;
• публичен номер, използван от множество магазини;
• произволна стойност, копирана от чужда публикация;
• еднакъв номер за всички търговци, които използват Stripe.

Идентификаторът трябва да бъде определен спрямо индивидуалната конфигурация и договорните отношения на конкретния търговец с доставчика на платежни услуги.

Защо VAT номерът на Stripe не е VPOS идентификатор

VAT номерът на Stripe е идентификатор на самото дружество Stripe. Той може да бъде видян във фактури, документи, общи условия или друга фирмена информация.

Това обаче не го превръща в номер на виртуален POS терминал.

Ако 100 различни онлайн магазина използват един и същ VAT номер в полето за VPOS, всички те практически декларират една и съща идентификационна стойност за своите картови плащания.

От гледна точка на данните това създава очевиден проблем.

При последващо съпоставяне на информацията от одиторските XML файлове с информацията, подадена чрез Приложение 33, един и същ идентификатор може да бъде открит при множество независими търговци.

Валидаторът на NAP Ready вече е установил над 100 магазина, при които се използва една и съща подобна стойност. Това само по себе си е ясен сигнал, че въведеният номер не може да бъде уникален идентификатор на виртуалния POS на конкретния магазин.

Какъв проблем може да възникне при проверка от НАП

XML одиторският файл съдържа данни за продажбите, плащанията и използваните платежни методи. Полето PROC_ID служи за идентифициране на процесора или виртуалния POS, чрез който е обработено съответното плащане.

Когато в това поле е записана обща стойност, използвана от множество търговци, се създава несъответствие между:

• конкретния онлайн магазин;
• декларираната информация в Приложение 33;
• действително използвания платежен акаунт;
• записите в XML одиторския файл;
• данните, които могат да бъдат предоставени от платежния оператор.

Ако при проверка бъде извършено търсене или съпоставяне по идентификатора на виртуалния POS, един и същ номер може да бъде открит в XML файловете на голям брой различни магазини.

Това не означава непременно, че всички продажби автоматично ще бъдат отчетени като оборот на един търговец. Подобно твърдение би било прекалено категорично без информация за конкретния начин, по който НАП обработва и съпоставя данните, но е сигурно, че ще има сериозни последствия

Със сигурност обаче ще възникне сериозна неяснота кой търговец стои зад съответните плащания. Това може да доведе до допълнителни проверки, изискване на документи, обяснения и установяване на неправилно подадена информация и най-често води до пълна ревизия (данъчна и счетоводна), което ще създаде много главоболия.

НАП изрично посочва, че информацията по Приложение 33 се подава отделно за всеки електронен магазин.

Следователно използването на общ VAT номер вместо индивидуален идентификатор противоречи на самата логика на подаваните данни.

Проблемът не е само в XML файла

Когато валидаторът покаже:

първата реакция често е да се потърси начин за ръчна промяна на XML файла, но това не е достатъчно!

XML файлът показва информацията, която е конфигурирана в системата на търговеца. Ако в Приложение 33 е подаден неправилен VPOS идентификатор, проблемът започва още от регистрацията на магазина в НАП.

Необходимо е да бъдат проверени и съгласувани поне три места:

• Данните, подадени чрез Приложение 33.
• Настройките на интеграцията или софтуера, който генерира XML файла.
• Стойността на PROC_ID, записвана при всяко картово плащане.

Трите стойности трябва да отговарят на една и съща реална платежна конфигурация.

Ръчната подмяна само в един XML файл не решава причината за грешката. При следващо генериране неправилната стойност отново може да бъде записана.

Какво трябва да направите

Ако валидаторът на NAP Ready установи невалиден VPOS идентификатор, не отлагайте проверката.

1. Проверете подаденото Приложение 33

• Влезте в портала на НАП и прегледайте информацията, подадена за конкретния електронен магазин.
• Проверете полето, в което е посочен номерът или идентификаторът на виртуалния POS.
• Ако там е въведен VAT номер на Stripe, информацията трябва да бъде коригирана.

2. Установете правилната индивидуална стойност

• Не копирайте стойност от друг онлайн магазин, счетоводна група, форум или случайна публикация.
• Използвайте данните, отнасящи се до Вашия конкретен Stripe акаунт и начина, по който плащанията се обработват за Вашия бизнес.
• В подробното ни ръководство „Попълване на Приложение 33 от Наредба Н-18“ сме описали стъпките и информацията, която трябва да бъде подадена при използване на Stripe и други методи за плащане.

3. Подайте корекция в НАП

• Когато установите, че информацията е неправилна, трябва да актуализирате регистрацията на електронния магазин.
• Не разчитайте, че корекцията на настройките в сайта или в XML генератора автоматично ще промени вече подадените данни пред НАП.

4. Коригирайте настройките на софтуера

• След актуализирането на Приложение 33 проверете каква стойност използва интеграцията при попълването на PROC_ID.
• Тя трябва да съответства на правилния идентификатор, подаден за Вашия магазин.

5. Генерирайте нов XML файл и го проверете

• След направените промени създайте нов тестов XML одиторски файл и го качете отново в безплатния валидатор на NAP Ready.
• Валидаторът извършва не само проверка спрямо структурата на XML и XSD схемата, но и допълнителни логически проверки на стойностите.

Защо уникалният VPOS идентификатор е толкова важен

Основната цел на идентификатора е проследимост. От данните трябва ясно да се установи:

• кой търговец е получил плащането;
• чрез кой платежен доставчик е обработено;
• към коя индивидуална платежна конфигурация принадлежи;
• към коя продажба и електронен магазин се отнася.

Когато множество магазини използват един и същ общ номер, тази проследимост се нарушава.

VAT номерът на Stripe може правилно да идентифицира Stripe като дружество, но не може да разграничи Вашия магазин от всички останали клиенти на Stripe. Именно затова той не трябва да се използва като индивидуален VPOS идентификатор в PROC_ID.

Проверете XML файла преди да бъде подаден към НАП

Най-лошият момент да установите подобна грешка е след започване на проверка.

Безплатният валидатор на NAP Ready позволява да проверите XML одиторския файл предварително и да откриете проблеми, които може да не бъдат видими при обикновено отваряне на файла.

Ако получите предупреждение за невалиден идентификатор на VPOS, приемете го сериозно.

Не променяйте само текста в XML файла и не въвеждайте друг произволен номер. Проверете източника на информацията, коригирайте Приложение 33 и синхронизирайте настройките на използвания софтуер.

Правилният VPOS идентификатор трябва да се отнася до Вашия конкретен търговец, а не до Stripe като международен доставчик на платежни услуги.

Това е малко поле с голямо значение. Една неправилно въведена стойност може да постави под съмнение връзката между магазина, отчетените продажби и получените картови плащания.