Как промените в Наредба Н-18 (2025) засягат онлайн магазините и как да се подготвим

В началото на 2025 г. влезе в сила нова редакция на Наредба № Н-18 на Министерство на финансите – един от най-важните нормативни документи за фискална отчетност в България. Този път промените не са насочени само към физическите обекти, а сериозно засягат и онлайн магазините. Ако продавате стоки или услуги в интернет, особено чрез собствен e-commerce сайт, SaaS платформа или WooCommerce/Shopify/PrestaShop, тази статия е за вас.

Нека разгледаме какво ново ни носи Наредбата, какви задължения възникват за електронните магазини и как можете да се адаптирате без стрес.

Какво представлява Наредба Н-18 и защо е важна?

Наредба Н-18 регламентира как трябва да се осъществява фискалната отчетност в търговски обекти и софтуери за управление на продажби. Включва правила за:

• Касови апарати (фискални устройства);

• Издаване на фискални и системни бонове;

• Софтуери за управление на продажби (СУПТО);

• Работа с електронни магазини;

• Предаване на данни към НАП.

До момента повечето изисквания бяха насочени към търговци с физически обекти, но от 2025 г. онлайн магазините влизат директно в обхвата на Наредбата.

Ключови промени за електронната търговия (2025)

Има промяна в XML одиторския файл!

Има промяна в XML одиторския файл. Тя е в частта с върнати поръчки. В публикуваната актуализация на Наредбата в Приложение 38 чсно е посочено, че всички върнати поръчки трябва да съдържат следните параметри:

• Номер на поръчката
• Сума на поръчката
• Дата на върнатата поръчка
• Начин на възстановяване на сумата

Освен в Приложение 38 и XSD схемата на НАП е актуализирана за включване на това ново изискване за върнатите поръчки.

Ето как трябва да изглежда в XML файл:

				
					2
  
    
      169982
      15.00
      2025-05-06
      1
    
  
  
    
      169983
      25.89
      2025-05-08
      1
    
  
  40.89
				
			

Електронен фискален бон – вече разрешен

Най-голямата и очаквана новост:
Търговец, който продава чрез електронен магазин, може да издава фискален или системен бон в електронен вид, без да се налага печат на хартиен бон.

Условия:

• Да разполага с нужните данни за клиента (например имейл);

• Да съхранява данни за датата и часа на предаването на бона (логове);

• Да използва СУПТО или софтуер, който регистрира продажбата по надлежния ред.

Какво означава това за вас?

Вече не е задължително да изпращате хартиен бон по куриер – можете да предоставяте електронен PDF, стига системата ви да е технически пригодена. Това спестява разходи, време и грешки.

Какво означава това за потребителите на NAP Ready Платформата NAP Ready вече поддържа генериране на PDF касови бележки с електронен подпис, които могат да се изпращат автоматично на клиента.

Задължително съхранение на отчетни документи и за онлайн магазини

Онлайн търговците вече се приравняват на търговци с физически обекти. Това значи, че:

• Трябва да съхраняват отчетите си (дневни финансови отчети, сервизни книги, КЛЕН и т.н.);

• Документите се пазят поне 5 години;

• Местоположението за съхранение трябва да бъде ясно заявено (физически или електронно).

Какво да направите?

• Уверете се, че системата ви генерира дневен отчет с пълна информация;

• Поддържайте архивирана версия (може и в облака, но със запис на дата и час);

• Бъдете готови при поискване от НАП.

Поддръжка на валута в евро – задължителна при двойна отчетност

Наредбата вече позволява (и ще изисква в бъдеще) във фискалния бон да бъде показана:

• Обща сума на плащането в BGN и в EUR;

• Обменен курс, използван за конвертиране.

Това важи само за общата сума, не за всеки артикул по редове.

Какво значи това за вас?

Ако имате международни клиенти, или се готвите за преминаване към евро след 2026 г., трябва да:

• Покажете крайната сума и в евро;

• Изчислявате стойността по курса 1.95583 (или официалния за деня);

• Показвате курса в бона (пример: „1 EUR = 1.95583 BGN“).

Ясно обозначаване на „оператор“ в електронната бележка

Наредбата изисква всяка бележка да съдържа име или идентификатор на оператора, който е извършил продажбата.

В контекста на онлайн магазин това може да бъде:

• Имейл или име на администратора;

• Име на автоматизиран процес: „Online System“ или „API Checkout“;

• Формулировка „Издал: Онлайн платформа“ е напълно валидна.

Какво се случва, ако не спазвате изискванията?

Неспазването на Наредба Н-18 може да доведе до:

• Глоби от НАП (от 500 до 10 000 лв. за физически лица и фирми);
• Забрана за използване на системата;
• Отнемане на регистрацията на онлайн магазина (в случаи на рецидив);
• Загуба на доверие от клиенти при липса на документи.

Как NAP Ready ви помага

Платформата NAP Ready вече е адаптирана към новите изисквания на Наредба Н-18:

• Генерира електронни касови бележки (PDF);

• Изпраща ги автоматично по имейл;

• Съхранява логове и дневни отчети;

• Поддържа визуализация на суми в евро;

• Показва “оператор” във всеки бон;

• Работи с WooCommerce, OpenCart, PrestaShop и др.

През 2025 г. Наредба Н-18 направи решителна стъпка към модернизация и дигитализация. Онлайн търговците вече са част от пълния фискален кръг, като се третират наравно с физическите магазини. Това може да звучи плашещо, но всъщност отваря нови възможности: автоматизация, по-малко разходи, по-добро обслужване и по-добра защита на бизнеса.

С правилната подготовка и инструменти като NAP Ready, спазването на изискванията ще е не само лесно, но и полезно за развитието на вашия онлайн магазин.