Наредба 18

Отхвърлен одиторски файл от НАП. Чести причини и решения

Това е често срещан проблем в общността на онлайн магазините, които са избрали алтернативния режим на НАП за подаване на XML одиторски файл и най-вече при първото подаване на одиторския файл. Причините може да бъдат много и различни, но при някои плъгини са доста срещани.

В тази публикация ще разгледаме най-често срещаните случаи на отхвърлен одиторски файл от НАП след подаването му. Хубавото е, че винаги има обратна връзка, каква точно е причината за самото отхвърляне. Нека разгледаме най-честите случаи

Подаденият от Вас стандартизиран одиторски файл е ОТХВЪРЛЕН

Това заглавие се среща винаги, когато има проблем с файла и въпреки, че обяснението под него е в червено и изглежда неразбираемо и страшно, всъщност няма нищо притеснително. Всичко може да се коригира. Нека да започваме!

Файлът не е приет поради несъответствие на стойностите в елементите E_SHOP_N и DOMAIN_NAME

Нататък съобщението изглежда по следния начин:

Най-честата причина за това съобщение е грешно въведени данни в софтуера, който използвате за генериране на XML одиторски файл. В посочения случай грешките може да са само 2, като винаги се оказва една и съща, а именно грешно въведен домейн адрес в софтуера. Нека разгледаме и двата варианта:

Възможна грешка 1 (най-честа)

В приложение №33 от Наредба Н-18 се попълват данни за онлайн магазина по време на регистрацията в НАП. В точка 4.2 се попълва URL (интернет адреса) на онлайн магазина Ви. За да получите съобщение за отхвърлен одиторски файл от НАП има разминаване в начина на изписване на домейна в приложението и подавания от Вас XML одиторски файл.

Ако в приложение №33 от Наредба Н-18 сте записали магазина си www.mystore.bg, а в одиторския XML файл полето DOMAIN_NAME подавате https://mystore.bg, тогава това съобщение Ви е в кърпа вързано!

Поправете проблема по следния начин:

Проверете как е подадена информацията за домейна в Приложение №33 и въведете в полето на софтуера точно по същия наичин Вашия домейн. Не трябва да има разлика!

Уверете се, че начина на подаване на домейна Ви в XML одиторския файл съответсва на въведеното в Приложение №33 от Наредба Н-18!

Възможна грешка 2 (много рядка)

Друга възможна грешка е да сте сбъркали регистрационния номер издаден за Вашия онлайн магазин, който изглежда по следния начин: RFXXXXXX

Тази грешка е най-често срещана, когато използвате темплейт на XML файл от друг онлайн магазин и просто променяте данните. Не го правете, защото това е сериозен риск!

Уверете се, че въведения регистрационен номер е правилния, който е подаден за Вашия онлайн магазин от НАП след регистрацията.

Показаното съобщение по-горе е причина за допускане на една от двете грешки, които сме описали. Именно за това ще Ви дадем съвет да не чакате последния ден (15-то число от месеца) да подавате Вашите XML одиторски файлове към НАП. При нас в NAP Ready няма такива проблеми, защото нашата система прави автоматична проверка на магазина Ви след като го регистрирате в платформата ни.

Провери файла си сега

Документ XXXXXX е дублиран

Това също е често срещан проблем но само при онлайн магазините, които са на WooCommerce и използват известен безплатен плъгин Ако получите такова съобщение при подаване на XML файла към НАП, ще се наложи да редактирате файла ръчно, което пък може да додведе до сериозни проблеми при отид от Националната Агенция по Приходите, ако се окаже, че някоя поръчка е изпусната или премахната.

Какво трябва да направите в случай, че имате дублиран документ?

Обърнете съм към разработчика на софтуера и го накарайте да идентифицира коя поръчка с кой документ е закачена и да коригира грешката.

Обърнете се към разработчика, за да се открие грешката във Вашия XML одиторски файл и да прикачи правилния документ за плащане с карта, който се повтаря. Не трябва да се трие или премахва нито една поръчка от XML файла, за да може да бъде приет!

Грешка при валидация на документ към XSD схема

Това е друга възможна причина за отхвърлен одиторски файл от НАП, но това е една от най-сериозните и неприятни грешки, с които можете да се сблъскате! Тази грешка означава, че XML одиторския файл не следва XSD схемата на която трябва да отговаря.

Причина за това може да бъде ръчно изготвян XML одиторски файл или използване на софтуер, който не отговаря на изискванията на НАП. Ако това е Вашата грешка, знайте че имате сериозен проблем и трябва да се обърнете към специалист, който ще се заеме да коригира за момента XML файла, за да бъде приет успешно.

Не се доверявайте на съмнителни софтуери за генериране на XML одиторски файл!

Има и вариант, в който XML файла да е празен!

Това е най-добрия вариант, който може да се случи в тази ситуация. Ако през предходния месец нямате продажба в онлайн магазина, то в XML одиторския файл намя да им също записи, но проблема е че има информация. Автоматичната проверка в системата на НАП търси определени „тагове“ от файла и ако лиспват маркира опита за подаване на файла със съобщението „Грешка при валидация на документ към XSD схема“.

Ако нямате продажби през онлайн магазина за предходния месец, задължително проверявайте XML файла преди да го подадете. При липса на поръчки в него файлът не се подава.

Провери файла си сега