Електронни касови бележки за онлайн магазини: Какво се промени след 23 май 2025 и как да сте в крак с Наредба Н-18

След последните промени в Наредба № Н-18, публикувани в Държавен вестник на 23.05.2025 г., темата за електронните касови бележки (ЕКБ) се превърна в основен фокус за всеки онлайн търговец в България. Сега е моментът бизнесът Ви да премине към модерна, екологична и напълно съвместима с НАП отчетност.

Електронната касова бележка вече не е просто алтернатива – тя е вашето конкурентно предимство.

Какво точно се промени с Наредба Н-18 от 23.05.2025?

Най-важната новост е: онлайн магазините вече могат официално да издават електронни касови бележки вместо хартиени. Това е огромна крачка напред към дигитализация, сигурност и удобство – както за бизнеса, така и за клиентите.

Но има едно условие: ЕЛЕКТРОННИТЕ БЕЛЕЖКИ ТРЯБВА ДА ОТГОВАРЯТ НА СТРИКТНИ ИЗИСКВАНИЯ. Те трябва да бъдат издавани от регистриран софтуер, да съдържат конкретни реквизити и да бъдат архивирани по начин, който НАП одобрява.

Какво е електронна касова бележка и с какво се различава от фактура?

Електронната касова бележка (ЕКБ) е фискален документ с юридическа стойност, издаден по електронен път. Тя:

• удостоверява реална продажба и плащане;
• се подава към НАП чрез XML файл всеки месец;
• не изисква фискално устройство, но трябва да се издава от сертифициран софтуер.

За разлика от обикновената електронна фактура, ЕКБ съдържа фискална информация и може да бъде обект на проверка от НАП.

В NAP Ready електронната бележка се изпраща автоматично по имейл или се архивира в клиентския акаунт.

Задължителни ли са електронните касови бележки?

Краткият отговор: НЕ – но са позволени и препоръчителни.

Онлайн търговците вече могат сами да изберат дали да преминат към ЕКБ, при спазване на условията. Това означава:

• Свобода на избор: издавате хартиена или електронна бележка, като не трябва обаче за една поръчка да се издават два документа. Тоест, или само дигитална касова бележка или само хартиена.
• Гъвкавост: може да преминете изцяло или частично към ЕКБ.
• Законност: NAP Ready покрива 100% от изискванията на Наредба Н-18.

Задължителни реквизити в електронната касова бележка

Съгласно Наредба Н-18, ЕКБ трябва да съдържа:

• Пълни данни за търговеца – име, ЕИК, адрес, ДДС статус;
• Данни за клиента (при нужда);
• Уникален номер на документа и поръчката;
• Подробности за стоките: количество, цена, стойност;
• Начин на плащане: карта, наложен платеж, банков превод;
• Фискална идентификация на софтуера;
• QR код за проверка на бележката;
• Двувалутно изписване: BGN и EUR.

Всичко това се генерира автоматично от NAP Ready – без нужда от допълнителна конфигурация.

Предимствата на електронните бележки с NAP Ready

• Нулеви разходи за хартия и консумативи
• Автоматизирано изпращане на бележките – директно до клиента
• Цялостен архив и контролен регистър (КЛЕН)
• Екологично решение с минимален въглероден отпечатък
• Автоматична поддръжка на BGN и EUR, с фиксиран курс
• Готов XML файл всеки месец, без ръчна намеса
• Сигурност на документите и пълна съвместимост с НАП

Как да започнете?

1. Регистрирайте се в NAP Ready: https://napready.bg
2. Изберете план според нуждите си
3. Интегрирайте платформата с онлайн магазина си (WooCommerce, OpenCart, PrestaShop и др.)
4. Готово! Всички бележки ще се издават автоматично, коректно и в пълно съответствие с Наредба Н-18.

Потенциални рискове при използване на безплатни или нерегламентирани решения

Много търговци опитват да използват безплатни плъгини или нерегламентирани софтуери. Това крие огромни рискове:

• ❌ Липса на автоматичен XML файл
• ❌ Липса на КЛЕН регистър
• ❌ Липса на двувалутност при издаване на документи
• ❌ Риск от глоби при НАП проверка
• ❌ Липса на поддръжка и ъпдейти

Избягвайте компромиси. Единствено доказано решение като NAP Ready Ви осигурява спокойствие и устойчивост.

Промените в Наредба Н-18 са началото на нова ера за онлайн търговията в България. Електронните касови бележки са тук, за да останат – по-сигурни, по-бързи, по-екологични.

С NAP Ready Вие не просто спазвате закона – печелите време, пари и доверие.

🎯 Присъединете се към стотици онлайн магазини, които вече дигитализираха своята отчетност с NAP Ready.

Абонирайте се

Получавайте полезни съвети, новини и напомняния по имейл. Абонирайте се за бюлетина на NAP Ready и бъдете винаги в крак с изискванията на НАП и еволюцията на електронната търговия.

Често Задавани Въпроси